AURÉLIE MAZOUZ

Responsable GED & Support Projet

Contexte : Pilotage de différentes missions dans le cadre de projets clé-en-main d’envergure, dans le secteur Industrie des Mines & Carrières

Responsable GED (Key user Lascom)

Déploiement de l'outil GED choisi par le groupe sur le site de Mâcon.

• Participation au Cahier des charges Metso Mâcon

• Définition du besoin avec les équipes métier

• Refonte de la codication avec les autres Key User LASCOM monde

• Suivi d'une punch list (résolution des bug)

• Développements spécifiques (outils d'amélioration) :

> XPDMT : création de vue documentaire

> LDLT : outil de chargement en masse

• Rédaction des modes opératoires

• Formation des utilisateurs (50 pers)

• Reporting KPI

Document Controller:

• Management de la cellule documentation (2pers)

• Amélioration des outils et méthodes de la Cellule Documentation du client

• Formation continue de la doc Controller du client aux nouveaux outils

• Tracking documentaire (interface client, lots fournisseurs)

• Suivi d'avancement /Reporting Projet

• Collecte des données techniques et archivage dans GED Lascom/Clients

Pilotage amélioration continue des outils :

• Création de sites Sharepoint internes

> Sharepoint PM

> Sharepoint Consultation Achats

> Sharepoint Process & BID

> Sharepoint superviseurs

> Sharepoints task force projets

> Sharepoint suivi des Non - conformités

• Ateliers d'itérations

• Rédaction des specifications fonctionnelles et techniques.

• Rédaction d'un cahier des charges

• Consultations de différents fournisseurs ou solutions groupe (QUALITYTRACKER,Sharepoint,Feedback

• Suivi d’avancement

• Suivi des développement et tests jusqu'à recette finale.

• Préparation des supports de formation

• Formation des utilisateurs (50 pers)

Qualité Projet :

• Suivi des besoins de documentation spécifiques au projet :

• Rédaction technique du Manuel d'instructions générales de l'installation et autres notices spécifiques (avec support du BE)

• Rédaction et mise à jour des notices standard convoyeur et machines Wet (avec support technique du BE)

• Animation de l'analyse de risque (participation aux revues de conception)

• Animation des revues de specifications techniques machines

• Révision des spécifications et mise à disposition des utilisateurs

• Pilotage de la documentation réalisée par les sous-traitants :

> Cahier des charges générique

> Accord de confidentialité

> Suivi & relances

> Retex

• Alimentation de la base de données techniques BE sous SharePoint

Résultats

Clients & Projets majeurs >3M€ :

Division Aggregates :

SCPR - Groupe colas (Réunion) Maringouins- Groupe colas (Guyane) Mofrah (Arabie Saoudite)

Charnyut (Thaïlande)

Division Mining :

ELKEM ROUSSILON RON 2 (France), BORAL (Australie), SCPR - Groupe colas (Réunion) Nordgold (Russie),Charnyut (Thaïlande).

Environnement technique :

Pack office , autocad, navisworks , LASCOM (advitium) , SAP ,Sharepoint office 365

Gestion de Projet :

• Rédaction de la Procédure de Gestion documentaire du Projet RJH.
• Mise en place des outils de gestion documentaire
• Interface avec les différents métiers duProjet.
• Missions de recherche, synthèse, analyse et relance auprès des différents interlocuteurs.
• Participation aux différentes réunions Projet.

Mise en place des différents indicateurs et outils de reporting(FDR, FNC,FDM,OS,Revues PID,KPI,ect..).

• Reporting avant chaque réunion mensuelle pour intégration au RMA.

• Interface avec les homologues CLIENTS (DCNS, Areva, CEA) et fournisseurs ( Sword/Prosodie/Keonys) pour la mise en place des outils de gestion documentaire.

Gestion documentaire / doc controller :

• Enregistrement, diffusion et suivi des données d’entrée et de sortie.

• Création et Suivi des différentes listes de reporting ( LDC, LDA, LDF).

• Revue hebdo avec les Responsable "Métier".

• Gestion du circuit de validation des livrables Boccard.

• Enregistrement et analyse des commentaires et fiches de révision client FAD et FED.

• Relance des interlocuteurs concernés.

• Création de l’arborescence du dossier constructeur.

• Identification des retards documentaires à justifier en réunion hebdo projet.

• Rédaction du mode opératoire check « list doc controller ».

• Vérification de la conformité du document "technique" à émettre.

• Transmission des documents sur le site SharePoint du Client.

• Diffusion auprès de l'équipe Projet.

• Archivage papier, constitution des Masters et DOE Dossier Final.

Gestion des lots Fournisseurs :

• Organisation de la surveillance des fournisseurs/sous-traitants en coordination avec

l’expediting team (CAF).

• Gestion du circuit de validation des documents fournisseurs

• Fiches d'examen documentaire documentaires (FED)

• Mise en place du travail collaboratif dans sharepoint Online 365 : co-rédation des FED entre les différents métiers.

Déploiement GED Enovia :

• Définition du besoin et rédaction du cahier des charges.

• Suivi paramétrages et correctifs livrés par le fournisseur (Keonys).

• Suivi des demandes de développements initiées au cours de la phase de configuration.

• Définition des "rôles" // licences utilisateurs et admin.

• Organisation des ateliers de formation àl'outil.

• Interfaces, résolution de problèmes avec les interlocuteurs dédiés Keonys/ IT Boccard le cas échéant.

• Formation au poste d'Administrateur du site GED Enovia.

SharePoint Fournisseurs :

Création d'un site permettant de gérer l'ensemble de la documentation Fournisseurs

• Rédaction du cahier des charges.

• Configuration des ouvertures de sous-sites.

• Gestion des droits et héritages.

• Interfaces avec les équipes SI (Boccard et partenaire SWORD).

• Création des supports de formation.

• Suivi des demandes de développements spécifiques.

• Mise en place d'un Espace collaboratif sous Sharepoint Online.

• Formation de 4 personnes de la Cellule GDOC.

• Formation des équipes Projet à la procédure et aux outils de Gestion documentaire(20 pers).

Résultats

• Volumétrie estimée sur l'ensemble du Projet : 50 000 documents/130 Go
• 60 fournisseurs
• 120 à 250 interlocuteurs Projet
• 60 fournisseurs

Environnement technique

GED Enovia, SharePoint , Mise en place d'un script Power Shell pour les gestions des références de documents sous SharePoint

Management d’une équipe de 4 assistantes projets/doc controller :

• Pilotage du support projet auprès des chefs de projet :
• Recrutement, planification et affectation des ressources aux Projets, suivi RH du personnel.
• Reporting mensuel de l’activité auprès des Resp de divisions.
• Interface entre les différents fournisseurs et le client final.

Gestion documentaire /Document controller :

• Production, suivi, réception et archivage de la documentation Projets.
• Administration des sites SharePoint EDMS et ou plateforme clients.
• Rappel des procédures de gestion documentaire à l’ensemble des équipes (PM, ingénieurs, BE, assistantes) : formalisme, gestion des révisions, ect..)
• Suivi de l’avancement tout au long des phases du Projet (design /post design /post FAT/post project).
• Constitution des dossiers de fin d’affaires

Planification/Contrôle:

• Préparation situations financière.

• Transmission des données pour émission termes de paiement.

• Préparation du Monthly Progress Report (avancement projet, appro,planning,rapport financier).

• Suivi factures fournisseurs (rapprochement commandes/factures).

• Gestion et relances des actions en cours

Organisation Projet:

• Organisation des voyages (suivi des déclarations et primes de déplacements)

• Préparation des interventions sur Site. Prise en charge sous-traitants (élaboration des formalités d’accès sur Site client (documents qualité, traduction

• Intendance diverse (copie, classeurs, DFA, suivi expéditions..).

• Suivi de la politique QHSE

Achats Projets :

• Pilotage et coordination des achats liés au cahier des charges dans le respect des procédures et des critères coût, qualité, délais et service.

• Appels d'offre dans le panel communiqué par l'acheteur famille selon les étapesdu processus (analyse, négociation, contractualisation)

Clients & Projets majeurs :

Division Nucléaire : AREVA Projet Comhurex Malvési CX1-CX2) : 3 ans

AREVA Projet SHF3 : 2ans

Division oil & Gas : TOTAL E&P Gabon, Congo et Nigeria Sonatrach R4 & R5 Hassi r’mel Algérie, Kharyaga Russie

Division PWS (Energie) : EDF ; Doosan, Electraebel, Sidem

Environnement technique : Sharepoint, GED clients, VDBX, EPC business

• Gestionnaire de pièces de rechange (élaboration d’offres, gestion de commandes, SAV)
• Assistanat de zone (coordination de l’assistance technique, planification d’intervention, mise en place de budget prévisionnel)

Zones géographiques : Moyen-Orient, Asie, Océanie, Russie, Afrique subsaharienne, Maghreb